Avec les restrictions de voyage, les fermetures de bureaux et les mesures de distanciation sociale en place, nous voulons partager les enseignements de Viamo sur la façon de rassembler une équipe mondiale à distance – virtuellement !

En novembre 2019, Viamo a accueilli ViaFest, notre deuxième conférence virtuelle interne annuelle. Plus de 130 employés, répartis sur 16 fuseaux horaires différents et dans plus de 20 pays, se sont connectés pour une semaine d’apprentissage, de travail en équipe et de définition d’objectifs. Ainsi, est-il possible de présenter une vision, d’inspirer la créativité, de créer des relations et de motiver les individus virtuellement – tout en réduisant les coûts et en évitant l’empreinte carbone massive d’une conférence en personne ?

C’est ce que nous pensons ! Voici comment :

1) Rien de bon n’arrive à 4 heures du matin

Lorsque vous avez des personnes réparties dans plusieurs pays et sur plusieurs fuseaux horaires, il est important de planifier stratégiquement le calendrier général de la conférence, ainsi que le calendrier spécifique de chaque présentation. Tenez compte des jours fériés locaux lorsque vous choisissez la semaine et tenez compte de l’endroit où se trouvent vos présentateurs lorsque vous planifiez les sessions. Encouragez la pleine participation à la conférence en demandant à chacun de définir son calendrier et ses e-mails comme “Hors service” et de limiter ses autres tâches, comme il le ferait pour une conférence traditionnelle.

2) La collaboration est la clé de l’engagement

Si les individus ne sont pas enthousiasmés par le contenu d’une conférence, ou s’ils estiment qu’il n’est pas pertinent pour leur travail, ils ne vont pas se concentrer ou s’engager. Cela est encore plus vrai lorsque la conférence se déroule en ligne. Demandez à un groupe diversifié de présentateurs de tous les niveaux et lieux de l’organisation de créer des comités, de concevoir des sessions et de diriger les discussions. Cela favorise l’apprentissage interculturel et interdépartemental et permet de nouer des relations.

3) Mélangez-les

Si vous prévoyez une conférence en ligne de plusieurs jours, veillez à ce que les différentes sessions soient équilibrées tout au long de la journée. Envisagez d’avoir une variété de sessions de commissions, de sessions éclair, de sessions plénières et d’orateurs invités, avec des durées variables allant de 15 minutes à une heure et demie. Prévoyez une “salle principale” et une “salle secondaire” et organisez les sessions simultanément pour vous assurer que chacun aura une session pertinente et intéressante à laquelle il pourra assister. Prévoyez des pauses de 15 à 30 minutes tout au long de la journée pour permettre aux gens de se ressourcer.

N’oubliez pas de profiter des fonctions plus interactives des options de vidéoconférence comme les salles de réunion multiples, le vote et le sondage de vos participants. Ces fonctions avancées encouragent les discussions en petits groupes et la participation active du public.

4) Voir le bon côté des choses

Avoir une conférence signifie virtuellement quelques bonus qui ne seraient pas possibles avec une conférence en personne. L’absence de réservation de vols entraîne une réduction massive de l’empreinte carbone de votre entreprise. En n’envoyant pas son personnel se réunir en un seul lieu pour ViaFest, Viamo a économisé plus de 110 000 kg d’émissions de CO2.

Les conférences traditionnelles en personne sont souvent limitées aux cadres et aux employés de direction. Dans le cas d’une équipe mondiale, les restrictions en matière de visa peuvent limiter le nombre de personnes pouvant y assister. Une conférence virtuelle permet de s’assurer que tout le monde est inclus.

5) N’oubliez pas le plaisir

Une conférence virtuelle ne signifie pas la perte des avantages sociaux et de réseautage. Planifiez plusieurs activités auxquelles tout le monde peut participer et qui sont amusantes, qui permettent de nouer des relations et qui sont engageantes. Organisez ces courtes sessions une ou deux fois par jour, entre les présentations. Parmi les activités intéressantes que Viamo a réalisées cette année, citons le pictionnaire en ligne, les visites de bureaux virtuels et une chasse au trésor mondiale. Cela permet aux gens de se connecter les uns avec les autres à un niveau plus personnel, et ajoute des pauses énergisantes tout au long de la journée. De plus, le diaporama de notre chasse au trésor mondiale a été une fin hilarante à notre semaine productive !

 

Viamo aide ses partenaires à mettre en place des stratégies de lutte contre les épidémies et de prévention des maladies :

Breakthrough Action-Nigeria est le fer de lance de la réponse de l’USAID à COVID-19 au Nigeria, en collaboration avec le Centre de contrôle des maladies du Nigeria. Viamo soutient la réponse de l’USAID à COVID-19 en envoyant des messages SMS et IVR à la population générale dans les zones prioritaires ainsi que des messages aux travailleurs de la santé avec des questions fréquemment posées sur le virus. Viamo ajoute des FAQ sur la RVI à la ligne d’assistance COVID-19 et au service national 3-2-1 et développe un programme mobile sur COVID-19 pour les travailleurs de la santé.

Viamo travaille avec Concern Worldwide pour atteindre 1,8 million d’abonnés d’Airtel dans l’est de la RDC avec des messages clés qui sauveront des vies, concernant les pratiques d’enterrement sûres et l’importance de la détection et du traitement précoce du virus Ebola. À ce jour, 444 234 appels ont été passés avec succès aux citoyens.

Viamo a développé un projet avec HNI et l‘UNICEF en RDC en 2017 pour augmenter les connaissances de la population générale sur la fièvre jaune et améliorer les pratiques WASH au niveau des ménages et des communautés. Nous avons atteint plus de 400 000 personnes avec des messages importants sur la fièvre jaune et le choléra. Le timing des messages s’est aligné sur une épidémie de choléra dans toute la RDC, et une campagne de push SMS a été coordonnée avec Vodacom au plus fort de l’épidémie. Dans une évaluation d’impact gérée par Viamo, 57% des personnes interrogées ont déclaré qu’après avoir écouté les messages, elles avaient amélioré leurs connaissances sur le choléra, et 62% des personnes interrogées ont déclaré qu’après avoir écouté les messages, elles avaient amélioré leurs connaissances sur la fièvre jaune.

Vous souhaitez explorer les possibilités d’engagement mobile dans le cadre de projets de lutte contre les épidémies ou de prévention des maladies ? Contactez-nous et découvrez comment nous pouvons étendre votre portée et votre impact !

Étant donné la nécessité de déployer rapidement les informations concernant COVID-19, voici plusieurs exemples de solutions mobiles que Viamo peut fournir à ses partenaires :

Service 3-2-1 : Rendre le contenu de COVID-19 disponible par le biais de la réponse vocale interactive (IVR) avec le Service 3-2-1. Les utilisateurs finaux peuvent accéder de manière proactive à des informations à la demande, gratuitement, via leur téléphone portable.

Recommandé pour : un faible niveau d’alphabétisation ; un engagement maximal/ durable ; un accès à l’internet mobile faible/nul.

Formation à distance : Proposer une formation à distance sur COVID-19 via un système de réponse vocale interactif (IVR), des SMS et/ou des chatbots, accessible à tout moment par les travailleurs de terrain et le personnel de santé.

Idéal pour : la formation de la main-d’œuvre ; un niveau d’alphabétisation élevé ; les téléphones de base et les téléphones intelligents ; le partage et l’évaluation des connaissances.

Enquêtes : Obtenir des informations sur la compréhension de l’hygiène et de la distanciation sociale par la population en général, et suivre l’accès aux soins de santé d’un pays, soit du point de vue de la population en général, soit de celui des travailleurs de la santé. Les enquêtes peuvent être réalisées dans un délai de deux semaines.

Recommandé pour : la population générale ou les travailleurs de la santé ; faible niveau d’alphabétisation ; accès à l’internet mobile faible ou inexistant.

Lisez notre déclaration de capacité complète des options d’engagement mobile de Viamo pour vos plans d’intervention COVID-19: Epidemic Response – Viamo Capabilities

Nous recherchons des candidats exceptionnels pour les postes suivants :

Directeur de pays, Madagascar

Directeur des programmes, Afghanistan

Responsable de pays, Malawi

Responsable des partenariats au Royaume-Uni

Responsable de pays, Zambie

Comptable régional

Développeur Android

Directeur financier

Ingénieur principal full stack

Ingénieur principal des infrastructures

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